Guía básica de como usar Google Docs

Inicio de una nueva serie de artículos enfocados como guía básica para el uso de Google Docs. Google Docs es una suite ofimática en línea considerada como una de las mejores opciones de su categoría. Hoy aprenderemos lo básico - descripción de Google Docs, cómo funcionan, cuáles son sus ventajas y desventajas.

Autor
Wojtek Wowra
Fecha de publicación
08.04.2013
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Google docs es una aplicación web existente desde 2005, como su propio nombre indica, ha sido creada por Google con la intención de atraer y retener a los usuarios de Microsoft Office, así como usuarios de otras suites ofimáticas como LibreOffice o OpenOffice. Pero, ¿ Ofrece Google Docs la misma funcionalidad?

Suite ofimática en línea (Online) - ¿qué es?

Con Google Docs podrás disfrutar de todos los beneficios de otras aplicaciones en línea ya conocidas. A diferencia de software como Microsoft Office o LibreOffice, no necesita ser instalado en el disco duro. Sólo necesitarás tener una cuenta de Google (todos usuario de Gmail la posee, ya que es la misma) e iniciar sesión en su ordenador.

Las aplicaciones en línea poseen muchas otras ventajas. Los archivos son accesibles desde cualquier ordenador conectado a Internet. Gracias a ello, ya no será necesario llevar nuestros archivos guardados en un pendrive. Los documentos pueden ser compartidos con otros usuarios de la red, e incluso trabajar en un texto u hoja de cálculo de manera simultánea con varias personas a la vez.

Sin embargo, el servicio de navegación, también tienen varias desventajas. Se necesita una conexión a Internet permanente, también ofrecen menos funciones que sus rivales de escritorio. No es necesario acordarse de actualizar el programa, pero al mismo tiempo, si la nueva actualización no es de tu agrado, estas condenado a usarla.

 

Google Docs, al igual que otras aplicaciones en línea, es ampliado constantemente. Las crecientes capacidades de los navegadores y el desarrollo de la tecnología web hace que los servicios Web se estén colocando a la altura de los programas de escritorio. En la actualidad, Google docs ofrece todas las características necesarias para el uso privado.

Google Docs y Google Drive

Desde el 26 de abril de 2012, es posible ejecutar el servicio Google Drive. Se trata de un disco duro virtual que permite almacenar archivos en línea. El usuario posee una capacidad de almacenamiento gratuita de hasta 5 GB con la posibilidad de comprar más espacio si fuera necesario. Google Docs es parte de Google Drive. Ambas aplicaciones ofrecen una interfaz común.

Google Drive permite subir y almacenar cualquier tipo de archivos. Si un archivo es reconocido como documento, estarán a su servicio las opciones de abrir, editar y compartir. Esto también funciona a la inversa. Los archivos almacenados en el formato de Google doc se pueden exportar a otros formatos de archivo como DOC, XLS o PDF.

Los servicios de Google  también han sido parcialmente integrados con Gmail. En su cliente de correo, puede abrir documentos de archivos MS Office. Hay una opción de vista rápida (no editable) y de abrir documentos con un paquete de oficina (guardando el archivo en el disco duro). Esta opción no funciona con archivos de LibreOffice. Para los archivos PDF sólo está disponible la vista previa.

Características principales

Google Docs ofrece cinco módulos: procesador de texto, hoja de cálculo, software para presentaciones, formularios y dibujos. Los componentes se trataran individualmente y al detalle en los siguientes capítulos de esta guía. Sin embargo, podemos decir que a primera vista es bastante similar a MS Office y LibreOffice.

Además, el usuario puede crear carpetas para agrupar y organizar sus archivos. Junto al botón Crear podemos encontrar la opción Subir, gracias al cual podremos subir nuestros archivos a Google Drive HDD.

A la izquierda podemos observar la barra lateral. El directorio de mi unidad de disco que contiene los archivos que han sido creado. A continuación se muestra una carpeta con los archivos compartidos entre otros usuarios y nosotros. Las siguientes entradas proporcionan acceso a los archivos modificados recientemente, papelera de reciclaje o logos con registro de todas las acciones del usuario y sus compañeros de trabajo en Internet.

En la esquina superior derecha de la interfaz principal, hay opciones para ordenar y ver. Cuando se crea un documento o se hacer clic en un elemento ya existente del panel de edición, este se carga en una pestaña nueva del navegador. El menú y barra de herramientas posee una apariencia similar a la de Microsoft Word, Excel, etc.

Al seleccionar un archivo (la casilla junto a su nombre en la lista) de la lista, se harán visibles unos botones con opciones para eliminar, compartir, o para la transferencia de elementos individualmente. Por supuesto, que si lo deseas, podrás seleccionar varios archivos a la vez - manteniendo la tecla Control presionada, mientras seleccionas los demás archivos.

Modo offline

Google Drive y Google Docs pertenecen al pequeño grupo de aplicaciones basadas en la web que pueden usarse fuera de línea (Offline). Te permite trabajar sin conexión a Internet. El acceso a esta función se obtiene en la barra lateral izquierda. En primer lugar, debemos instalar la aplicación para Chrome (por desgracia, el servicio solo está disponible para este navegador).

 A continuación, active el modo fuera de línea y guarde el contenido del disco en el HDD. Este servicio puede ser muy útil, por ejemplo cuando viajamos, ya que la conexión suele ser interrumpida constantemente. Cuando te vuelvas a conectar de nuevo a una red,  la aplicación para Chrome sincronizará automáticamente el contenido de tu disco duro con el servicio online.

Como se puede ver Google Docs posee un montón de interesantes características. es cierto que quizás no es capaces de sustituir el cien por cien de las características de Microsoft Office, pero contiene las opciones más necesarias para el uso diario. El tema que trataremos en el artículo de la próxima semana, será el modulo de edición de texto en el que encontrarás una descripción detallada de sus funciones, características y modo de uso.

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