Una hoja de cálculo de Excel es algo que podemos ver en casi cualquier ámbito. Con ellas logramos tener una mejor organización de datos, cuentas, pagos y mucha información necesaria en cualquier sector. Sin embargo, el tamaño que puede llegar a tener es indescifrable, por lo que puede terminar siendo un problema. Al auditar o comprobar un archivo de Microsoft Excel, tendrás la oportunidad de analizarlo y saber qué ocurre. Aunque no existen herramientas integradas, te mostraremos algunos métodos a los que puedes recurrir.
Puntos Clave:
- Al auditar y comprobar, no solo vas a mejorar la forma en la que está tu documento, también podrás evaluar y corregir los errores que pueda tener de forma bastante sencilla.
- Dentro de Microsoft Excel podrás encontrar un grupo de auditoría de fórmulas dentro de la pestaña de fórmulas, donde están las herramientas que te garantizan un buen uso de las mismas.
- Otra forma de conseguirlo es descomprimiendo el archivo y verificando cuál es la hoja que más peso suele tener para hacer el trabajo de auditoría.
Tabla de Contenidos
¿Quieres auditar o comprobar una hoja de cálculo de un documento Excel? Si es así, estás en el lugar correcto. Te mostraremos los métodos a los que puedes recurrir para hacer este tipo de trabajos desde tu ordenador. Tendrás un mejor control del proceso y de cada uno de los pasos a seguir en este caso.
Descomprime tu documento Excel para hacer la auditoría de fórmulas en la hoja de cálculo
Muchos no saben que cuando se arma un archivo Excel paso a paso, el .xls es solo un envoltorio que contiene todas las fórmulas de Excel. Para hacer una comprobación de errores, es necesario descomprimir las hojas de cálculo de Excel y así ver dónde están las repeticiones de fórmulas y resaltar el espacio que ocupan. Si quieres comprender cómo hacer esto, será necesario seguir una serie de pasos.
Para descomprimir un archivo de Excel, puede usar en Mac la herramienta Unarchiver. Si tienes un ordenador con Windows, puedes usar 7-zip. A partir de esto, solo debes completar estos pasos:
- Explore el directorio de carpeta y vea cuánto espacio están ocupando los archivos.
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- Expande la carpeta que tenga más peso y podrás notar cuál es el archivo que está ocupando más espacio. Al cual se le realizará la auditoría de fórmulas.
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- Puede que el archivo sea pesado porque tiene fórmulas repetidas y esto ocupa mucho espacio. Revisa cada una de las fórmulas de la hoja que es más pesada.
- Guarda el archivo y vuelve a descomprimirlo para verificar que se han quitado los duplicados de las fórmulas y que pesa menos.
Este es un proceso que sirve para rastrear y evaluar fórmula a fórmula de los archivos creados. Es algo que te ayudará a saber cuáles son las hojas de cálculo Excel que están cargadas de fórmulas y así usar mejor todas las celdas. Ideal para comenzar con un proceso de auditoría y validación de datos más exhaustivos.
Puedes realizar una auditoría en Microsoft Excel con la herramienta de inspección y comprobar si cada celda está en orden
Dentro de la pestaña Fórmulas en Excel, podrás encontrar un grupo de herramientas que te ayudarán a garantizar que las fórmulas usadas funcionen adecuadamente. Desde este penal tendrás diferentes elementos a los que podrás recurrir. Cada uno de ellos tiene su propia función y aquí te mostraremos la forma en la que puedes usarla.
Rastrear precedentes y dependientes
Los precedentes y dependientes de seguimiento son de los elementos más importantes en la auditoría de fórmulas. Ayuda a que se dibujen las flechas entre las celdas y que las relaciones sean obvias.
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Comprobación de errores
Esta herramienta permite encontrar lo que está causando el error en Excel y así poder corregirlo. El comprobante de errores podrá mostrar lo que ocurre cuando aparece “#DIV/0” en una celda. Podrás ver flechas rojas especiales para determinar el problema, una de las mejores herramientas al auditar.
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Eliminar o quitar flechas
La mayoría de las herramientas de auditoría de fórmulas dibujan flechas por la hoja de cálculo. Aunque este es un seguimiento que estás haciendo, no ayudan y marcan todo el contenido, así que esto te ayudará a poder eliminar o quitarlas por completo.
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Mostrar fórmulas
Este botón cambiará cada una de las celas para mostrar las fórmulas que tienen dentro. Con esto te ayudarás también a ver los errores de la fórmula y no los datos. Se expondrá lo afectado por las referencias de celdas que sean incorrectas.
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Evaluar la fórmula
Si con la comprobación de errores consigues saber de dónde viene el problema, esta herramienta te ayudará a saber cómo resolverlo. Además, puede que lo corrija por su cuenta y que así sirva como un asistente.
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Conclusiones personales
Sin duda, las auditorías de fórmulas de una hoja de cálculo de Excel son fundamentales. No solo podrás restar el tamaño del archivo, sino que también podrás comprobar las fórmulas que se repitan o que tengan errores. Solo sigue los procedimientos que te hemos mostrado y podrás avanzar de forma efectiva.
