Como ahorrar tiempo cuando uses Microsoft Office.

Autor
Juan. M
Fecha de publicación
27.05.2014
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Las suites ofimáticas son una de la herramientas más utilizadas hoy en día, y es que pueden son usada en numerosos sectores de la sociedad como en el laboral o el educativo por ejemplo. Si a esto además añadimos el ritmo frenético al que debemos trabajar con estas herramientas por la falta de tiempo, quien no tenga unos básicos conocimientos de manejo, puede verse seriamente perjudicado.

Es por eso que hoy desde Downloadsource.es os queremos mostrar una serie de consejos o con la que mejorar considerablemente tus habilidades en la suite ofimática Microsoft Office. Gracias a esto consejos el tiempo nunca será un problema.

Obviamente, hay muchos más trucos y habilidades especificas a un trabajo en concreto como por ejemplo si usted es contable lo más probable es que sepa utilizar todas las funciones financieras que Microsoft Excel puede ofrecerte. Si usted está dedicado al campo de la gestión, apuesto a que habrá adquirido una gran cantidad de trucos que ha desarrollado en los últimos años para crear presentaciones profesionales con Microsoft PowerPoint.

Aparte de esas cosas específicas de un trabajo concreto, casi todo el mundo tiene que saber un conjunto básico de habilidades de MS Office al empezar a trabajar en la oficina. Así que si este es tu caso, presta atención a los siguientes consejos:

Trucos para Excel:

Excel es una de las herramientas de Microsoft Office más versátiles de todas. Casi todas las profesiones en el mundo debería tener algún uso para Excel. Organizar y  entender mejor la información y los datos está en el núcleo de lo que Microsoft Excel es capaz de hacer para ti, y ser capaz de hacerlo con mayor rapidez también le permitirá realizar su trabajo más rápido.

Hacer uso de Autofill

Usted puede ahorrar una enorme cantidad de tiempo con dos métodos para rellenar los datos en Excel. Habilidad 1 es la función "autocompletar" - rellenando los datos numerados en columnas y filas. Muchas personas no son conscientes de esta característica única de Excel que permite ahorrar horas introduciendo datos. Para usarlo, simplemente escriba cualquier cosa en la primera celda y al final de la celda, introduce un número.

Haga clic y mantenga la esquina inferior derecha de la celda presionada y arrastre el ratón hacia abajo de la columna. Se dará cuenta de que el número de la derecha incrementará automáticamente para cada celda.

Utilice Autofill Para Fórmulas

Habilidad 2 consiste en utilizar el relleno automático de fórmulas. Si se escribe una función en la parte inferior de cada columna - por ejemplo, un promedio de todos los valores de esa columna - se puede utilizar esta misma función de relleno automático para hacer el mismo cálculo en la parte inferior de las otras columna.

Esto se hace de la misma manera. Haga clic y mantenga presionado con el ratón la esquina inferior derecha de la celda en la que acaba de escribir la fórmula y , a continuación, arrástrelo a través de las otras columnas a la derecha de la misma.

Cuando suelte el ratón, todos esos cálculos de columna corregirá automáticamente la letra de la columna derecha. Usted ha realizado básicamente la fórmula idéntica para todas las columnas en tan sólo unos segundos, y que ni siquiera tiene que pulsar ninguna tecla más.

Administrar los datos fácilmente con la herramienta de tabla dinámica

La tercera habilidad que usted realmente necesita para ahorrar tiempo cuando usa Excel es el uso de la llamada tabla dinámica. A la tabla dinámica se puede acceder en el menú " Insertar". Sólo tienes que buscar el icono de " tabla dinámica". Si hace clic en este icono después de resaltar toda una tabla de datos (incluidas las cabeceras), la herramienta de análisis de tabla dinámica reconocerá los datos y lo lleva a un nuevo formulario donde podrá manipular los datos de varias maneras.

La herramienta Tabla dinámica le permite seleccionar las columnas de datos que desea analizar y luego elegir cómo desea manipular los datos como por ejemplo: realizar el promedio de ellos o calcular la desviación estándar.

El uso de una tabla dinámica ahorra una enorme cantidad de tiempo. Para llevar a cabo estas mismas cosas en una hoja de Excel estándar requeriría todo tipo de funciones y el re- formateo de datos. Las Tablas dinámicas hacen automáticamente el trabajo, mientras que usted puede gastar más de su tiempo al estudio de los resultados. 

Microsoft Word Habilidades

Uno de los productos de Microsoft Office más utilizado es Microsoft Word, y, para  sea para escribir la tesis de tu carrera, escribir cartas comerciales importantes o informes de trabajo. Teniendo en cuenta estos usos comunes, es fácil identificar que dos habilidades de esta herramienta de MS Office que todo usuario que trabaje con ella debe saber, como la manipulación de cabecera , diseño de página y el formato.

Formato y reutilizar Encabezados

La razón por la que los encabezados son importantes es porque una vez que usted tiene un buen diseño de encabezado para algo así como una carta o un cierto tipo de informe que tiene que llenar, que nunca tenga que diseñar o crear ese encabezado de nuevo. Puede guardar un documento con toda la cabecera de formato que necesita, y guardar todo ese esfuerzo la próxima vez que cree el mismo documento. Los encabezados pueden ser formateados haciendo clic en el menú "Insertar" y elegir el icono "Encabezado".

Una vez que revise el menú de edición de encabezado, verá varios encabezados versátiles y útiles que pueden ser seleccionados. Usted puede insertar encabezados automáticamente alternándolos entre dos diseños, entre páginas pares e impares, e incluso se puede dividir el documento en secciones y dar a cada sección su propio encabezado único.

Esta flexibilidad permite automatizar todas las secciones repetidas de los documentos de los diversos documentos que tiene que escribir para su trabajo, ahorrando una enorme cantidad de tiempo.

Otra ventaja de utilizar los encabezados de esta manera es que si alguna vez desea cambiar alguna parte de esos encabezados en el documento, lo único que tiene que hacer es hacer el cambio en el estilo de cabecera en un solo lugar, y el cambio se replica de forma automática a través de su documento completo. Sin un encabezado, usted tendría que hacer el cambio manualmente en cada página.

Gestione Diseño de página

La siguiente habilidad de la herramienta Microsoft Word que todos los usuarios de esta suite ofimática deben saber es cómo configurar y previsualizar el formato de página de cualquier documento. La comprensión de cómo hacer esto le da la flexibilidad para hacer un documento con la apariencia que usted desee, en lugar de verse encasillado y obligado al uso de la configuración por defecto para cosas como el tamaño del margen de la página (que muchas personas no tienen idea de cómo cambiar).

Algunas de las herramientas que usted debe aprender, es a diseñar el formato de la página que se encuentran en el menú "Insertar". Cuenta con funciones como "Número de página", que permitirá automatizar y gestionar la numeración de páginas para usted.

La mayor parte de las opciones de formato de página que necesita están en realidad en el menú llamado "Diseño de página ". Si está escribiendo un boletín para su empresa , ¿por qué perder el tiempo en tratar de dar formato de manera manual para elaborar secciones de la página cuando se puede utilizar las herramientas como "columnas" que se encuentran en Word para este objetivo.

Y ese misterioso margen alrededor de la página que la mayoría de las personas no saben cómo modificar puede ser modificado fácilmente. Para ello, simplemente haga clic en el icono de "bordes de página", vaya a la pestaña "Borde de página" y haga clic en "Opciones".

Puede ajustar la parte superior, inferior, izquierda y los márgenes de página en esa ventana emergente. Por cierto, en ese menú "Bordes y sombreado", echa un vistazo a todas las otras cosas que se pueden hacer, como colocar líneas al borde en cualquier lado de la página, se aplican sólo a las secciones del documento, y mucho más.

Estos son varios consejos y habilidades para las herramientas de Microsoft Office, Word y Excel que sin duda alguna no son los únicos existente. Sin duda alguna estás que te mostramos en este post se puede considerar como básicas y con las que mejorarás considerablemente la edición y creación de documentos y horas de cálculo.

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