Como limpiar y organizar tu correo electronico.

Autor
Juan M. Espinal
Fecha de publicación
15.11.2013
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Correo electrónico, son simplemente dos palabras, pero que si reflexionamos, hoy en día poseen una importancia descomunal en muchos ámbitos de nuestra vida. Podemos decir que ha día de hoy es una de las principales vías de comunicación entre personas, entidades, empresas, etc. Básicamente el correo electrónico es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente mediante sistemas de comunicación electrónicos.

El uso de este tipo de servicio esta tan extendido, que prácticamente lo usamos sin más, pero claro el uso de estos servicios también tienen inconvenientes; y es que se ha convertido uno de los medios más utilizados para marketing y spaming. Es por esto que, ¿a quién no le ha ocurrido? que un día se registra en una Web o servicio y a partir de aquí tu correo empieza a llenarse de basura y mensajes que nunca has deseado tener.

Debido a este tipo de prácticas (algunas veces incluso abusivas e ilegales) nuestro correo electrónico empieza a llenarse cada vez más de correos no deseados y spams. No obstante los servicios de correo electrónico, han mejorado bastante y han conseguido incorporar funciones con el objetivo de evitar dichos correos no deseados, así como herramientas para mantener nuestra bandeja de entrada bien ordenada.

Pues bien, con estas nuevas funciones que incorporan los servicios de correo electrónico y algunos que desde Downloadsource.es te ofrecemos, podrás mantener tu cuenta de correo electrónico perfectamente organizado y limpio:

La elección de tu cliente de correo

Hoy en día encontramos numerosos clientes de correo electrónico y la elección puede ser algo complicada. La mayoría de los usuarios basan su decisión en la capacidad de almacenamiento del servicio pero olvida otros parámetros igual o más importantes como: el filtro antispam o las opciones de personalización y configuración. La mayoría de las veces utilizamos por defecto el cliente que viene con el servicio (yahoo, Gmail, Outlook,..) en vez e intentar buscar un cliente contrastado que nos eche una mano a gestionar muchos mensajes comodamente. En este sentido, hay muchos gestores de correo que te gestionaran los mensajes automáticamente o te los mostraran de forma ordenada, estos servidores por ejemplo son. Unibox,Inkym o Boomerang por dar el nombre de algunos de los muchos existentes, para todo tipo de sistemas operativos Windows, Mac, android,….

También existe la posibilidad de gestionar varias cuentas de correo electrónico desde un mismo cliente como es el caso de Mozilla Thunderbird.

 

No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy

Por supuesto lo primero que deberemos hacer es mantener la bandeja de entrada organizada, intentar responder a los correos electrónicos cuando los recibamos o moverlos a la carpeta correspondiente para evitar la limpieza más tarde.

Revisa tu bandeja de entrada y busca mensajes viejos que ya has leído y respondido. Mueve estos mensajes a una carpeta de archivos o elimínalos.

 

Identificar los correo que no nos interesan o peligrosos

Reconoce el correo basura para hacer que aumente la precisión del filtro. Casi todos los programas y servicios de correos electrónicos tienen un botón para el “spam” o correo basura que puedes accionar cuando lees un mensaje que no quieres.  

Además la mayoría de los servicios de correo electrónico, también disponen de un buen filtro de spam que nos mantiene a salvo de la publicidad innecesaria, pero esta carpeta también ocupa espacio, y teniendo en cuenta que seguramente estos coreos no te harán, de vez en cuando no estaría de más vaciarla. De otro lado tenemos la papelera, que funciona de igual manera que la papelera que nos encontramos en nuestro escritorio del sistema operativo. Tenemos que vaciarla de vez en cuando para que no se nos acumulen los correos eliminados. En los dos casos, “spam” y papelera, los emails se suelen suprimir automáticamente después de un tiempo estimado. Pero podemos hacerlo manualmente antes de este tiempo.

Si aún así, algún correo que debería ser spam se cuela en nuestra bandeja principal; el mejor procedimiento es marcarlo como spam, así el sistema reconocerá este tipo de correo para la próxima vez que lo recibamos y no nos molestará.

Con Gmail, encontramos la opción de archivar, que elimina los mensajes de la bandeja de entrada si ya los has leído pero los mantiene en tu campo virtual para recuperarlos si los buscamos. De esta manera conseguimos vaciar la bandeja de entrada sin crear la necesidad de tener carpetas para guardas esos emails.

 

Controlar bien nuestras suscripciones y registros a sitios web

Esto es una forma más indirecta de “limpieza” de la bandeja de nuestro correo. Por una parte podemos dedicarnos a eliminar el exceso, pero por otra, podemos reducir considerablemente el número de mensajes que recibimos. Como ejemplo, en el instante que nos vamos a dar de alta  o registrarnos en una pagina web. Tenemos que prestar mucha atención a la letra pequeña o a las casillas que marcamos, esta claro que pocos nos paramos en estos detalles.  Otro caso parecido es el de las notificaciones de las redes sociales que usamos. Solo necesitaríamos leer lo que estamos aceptando en la solicitud  de registro, para evitarnos muchos correos que entrarían en la categoría de spam, pero que al ser una suscripción voluntaria y aceptada por nosotros entran directamente a nuesto correo.

Es por eso que hay que procurar desuscribirte de los que no leas y desactiva las notificaciones que no sean imprescindibles. Cabe destacar que algunos servicios como Gmail incluyen nuevas pestañas para diferenciar este tipo de mensajes, si bien no deja de ser un arreglo temporal, ya que lo que hacemos es tener algo similar a varias bandejas, una de correos normales, otra de notificaciones de redes sociales y otra de subscripciones.

 

Ordenar nuestros contactos y etiquetas

Para terminar, y dejar nuestra bandeja más o menos ordenada y limpia, lo más eficiente es utilizar las etiquetas inteligentes de Gmail y sus círculos ( integrados en Google+ ). Con esto ganaremos en orden y tendremos menos estrés a la hora de buscar un determinado correo en nuestras diferentes carpetas o etiquetas, en vez de perdernos rebuscando en la bandeja de correo recibido, que puede ser exasperante.

 

Organiza los mensajes recibidos.

La mayoría de los clientes de correo electrónico cuentan con buenos buscadores, no está de más crear carpetas o etiquetas para clasificar los mensajes recibidos.  De este modo nos facilitara el encontrar los mensajes relacionados con tu vida privada o tu trabajo, puesto que el buscador trabajara en un tipo de mensajes concretos y no sobre la totalidad de los correos guardados en tu cuenta. Sobre qué tipo de categorías crear, todo depende de ti. Si utilizas un sistema de gestión de tareas, por ejemplo

Crea una carpeta para almacenar los mensajes que no deseas responder de inmediato es una buena opción. Esta carpeta se convierte en la "lista de pendientes" en tu cuenta, lo cual reduce la acumulación de mensajes en tu bandeja de entrada y provee un acceso rápido a los que debes responder rápidamente.

Haz carpetas para mensajes de listas de emails y reglas en tu software de correo electrónico o cuentas para trasladar de manera automáticamente los mensajes a esas carpetas. Si no dejar las listas de correos a las que te uniste, pero si que quieres dejar de leer esos molestos mensajes recién llegados, la creación de carpetas reduce el desorden de la bandeja de entrada. Las carpetas y reglas además sirven para la organización de emails de personas especificas.

También la creación de filtros o reglas, a través de la web o clientes de escritorios o móviles, que lleven los emails recibidos en la bandeja de entrada a esas carpetas, para así realizar de manera automática el proceso de ubicar los distintos mensajes y temas sin tener que hacerlo de manera manual en la bandeja de entrada al recibirlos

 

No temer a eliminar nuestro correo

A veces ocurre que poseemos varios tipos de correos: conversaciones de chat, correos de trabajos pasados, o cursos estudiantiles anteriores, y un largo etcétera. Lo que ocurre es que algunos de estos correos, según el dato que contengan, pueden crearnos un poco de nostalgia y nada mas. Por lo que deberemos de preguntarnos cuales son los que verdaderamente necesitamos almacenar en la bandeja y cuales eliminar porque no los necesitaremos más.

Si aún así no deseas eliminar tu correo, muchos clientes te permiten realizar filtros de búsqueda de correos y quizás la mejor opción es buscar y eliminar los correos con archivos adjuntos. Así por lo menos liberaremos espacio en el servicio.

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