Guía básica de como usar Google Docs- Editor de texto.

Hace una semana, ofrecimos la primera parte de la serie dedicada a Google Docs, le proporcionamos la información básica acerca de la suite ofimática en línea. Hoy describiremos el módulo de aplicación más importante y más utilizado - el editor de texto.

Autor
Wojtek Wowra
Fecha de publicación
15.04.2013
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El acceso a la misma, como en el caso de otros módulos se realiza a través de la interfaz de Google Driver. Dado  a que los documentos se integran y se guardan en Google Drive, ahora las aplicaciones utilizan la misma dirección web - drive.google.com.

Para crear nuestro primer documento de texto Solo tendremos que hacer clic en el botón Crear, situado en la esquina superior izquierda de la interfaz.  Seleccione una opción del menú desplegable. Abrir una nueva pestaña en el editor en línea. El siguiente paso es dar al documento un título. Para ello, haga clic en el encabezado de la esquina izquierda en la parte superior.

No te preocupes por el guardado

Realmente podemos empezar a escribir. Google Docs guardará todos los cambios sobre la marcha. Así que no tenemos que preocuparnos por utilizar el comando Ctrl + S cuando queramos salvar lo que hayamos escrito.

El mensaje de "todos los cambios guardados en Driver" nos informa sobre la última versión del documento que se encuentra en línea, por lo que podremos cerrar con total seguridad la pestaña del navegador. El estado "guardando ..." nos indica que debemos esperar - por lo que la pestaña no se cerrará hasta que todos los cambios sean guardados. Pero no debes preocuparte por el tiempo de espera, ya que el proceso solo tarda unos segundos.

Casi como Word

En la interfaz de Google Docs, hay dos elementos que podemos asociar con un procesador de textos de escritorio como Word (parte del paquete MS Office) y Writer (de LibreOffice). Consiste en un menú y una barra de herramientas - ambos ubicados en el borde superior de la pantalla.

Por supuesto, que el número de características y funciones es menor en Google Docs que en el equivalente de Microsoft. Las aplicaciones en línea casi nunca son tan poderosos como sus alternativas de escritorio. Sin embargo, la mayoría de los usuarios encontrarán todas las funciones que cualquier empleado medio utiliza para realizar sus mensajes diarios.

La barra de herramientas le permite incluir cambios de estilo de formato de texto, seleccionar una fuente diferente (hay ocho predefinidas y usted puede añadir la suya propio), cambiar su tamaño, la inclusión de negrita, subrayado, cursiva, modificar el texto y el color de fondo, cambiar la alineación o crear una lista numerada o no numerada.

En la barra también encontramos impresión de texto y operaciones como Deshacer y Rehacer. Además de un botón especial dedicado a insertar hipervínculos (una alternativa es utilizar el atajo de teclado Ctrl + K).

Una pequeña flecha te permite ocultar el conjunto de herramientas y así ganar más espacio para la ventana de edición de texto. Luego están las funciones de copia y limpieza de formato (color de fuente, cursiva, etc.)

Funciones útiles del menú

El menú también es muy fácil de utilizar y similar al que se conoce en Word o Writer. Se puede crear nuevos documentos, compartirlos a través de correo electrónico o exportarlos a su disco duro. Podemos elegir entre muchos formatos - DOCX, ODT, RTF, PDF, HTML y TXT.

La edición también incluye Deshacer y Rehacer, y las funciones  Copiar, Cortar y Pegar. Accesos directos Ctrl + Z, Ctrl + Y, Ctrl + C, Ctrl + X y Ctrl + V también podrán ser usados.

La vista le permite incluir una hoja de papel fuera de línea o el cambio al estilo compacto (haciendo lo mismo que ya hizo cuando uso la flecha de la derecha de la barra de herramientas). Desde aquí se puede activar la edición de pantalla completa.

Añadir imágenes y comentarios

Posee un poderoso submenú, "Insertar". Gracias al cual no habrá problemas a la hora de insertar una imagen, link, ecuación o dibujo en el texto. También podremos añadir comentarios (esencial para comprobación del texto por parte de otra persona, o si queremos compartir los comentarios) y notas. A todas estas opciones se le añade la posibilidad de insertar el número de página o caracteres especiales.

Insertar, facilita la edición del encabezado y del pie de página - son ideales para agregar números de página y notas al pie de página. El menú Formato es de gran utilidad al igual que el menú de edición. Podemos encontrar la mayoría de funciones desde la barra de herramientas, como negrita, subrayado y opciones de alineación.

Los usuarios más avanzados apreciarán el menú Herramientas. Encuentras aquí la versión integrada de Google Docs, que será de gran ayuda para la investigación de la escritura. También hay acceso al diccionario en línea Google Translate - todo sin salir de la página del texto.

Estadísticas y auto-corrección

En el menú Herramientas se encuentra la función Recuento de palabras. A pesar de su nombre, cuando se hace clic recibirá información no sólo sobre el número de palabras del documento, sino también el número de caracteres con espacios y sin espacios, y el número de páginas. Los datos se pueden mostrar para la selección actual y el texto completo.

Al final del menú de herramientas, encontraras preferencias. En esta opción podemos definir palabras y frases, que a menudo generan errores ortográficos y así mejorar los documentos.

Los dos últimos menús son, Tabla y Ayuda. Debidos a sus nombres, no hace falta explicar de que se trata. Sólo se debe añadir que la ayuda es un enlace a los accesos directos existentes en Documentos. Podrás aprender de ellos ya que algunos elementos están muy personalizados.

La aplicación no funciona con los atajos Ctrl + L y Ctrl + R para compensar la izquierda y la derecha. Se utilizan para el navegador Chrome. En cambio, las funciones que se describen aquí apoyan la combinación de teclas Ctrl + Shift + L y Ctrl + Shift + R. Por desgracia usted deberá adaptarse a estos cambios.

Historia de los cambios y revisiones

Al echar un vistazo sobre el menú,  podemos observa la frase "Todos los cambios guardados en Driver. Al hacer clic, se abre uno de los módulos soportados por la mayoría de los procesadores de texto. Este se llama, historial de cambios - una barra lateral que muestra las versiones del documento con sus respectivos cambios ordenados cronológicamente. El seguimiento de los avances de la obra es tan fácil.

En la esquina superior derecha se encuentra otro elemento interesante - el botón Compartir. Con él, usted puede compartir un documento con sus colegas o amigos.

Simplemente introduzca su dirección de correo electrónico en la opción Agregar una persona y haga clic en Finalizar. Los destinatarios no necesitan tener Gmail, pero si será necesario crear una cuenta de Google por parte del receptor si este desea ver el documento.

El derecho de acceso de los usuarios pueden variar. Con el menor acceso, el usuario solo se puede visualizar el archivo, con el siguiente escalón de privilegios, será posible hacer comentarios, y con el acceso total al documento usted podrá editarlo. Las personas podrán notificar a través de Google la liberación del archivo vía e-mail.

En el apartado, quien tiene acceso al documento, podremos cambiar la naturaleza del documento. La opción por defecto es privado, es decir restringido a los autores mencionados en una lista. Pero se puede cambiar a "cualquier usuario que reciba un enlace del documento".  En este caso todo aquel que reciba el enlace que se encuentra en la parte superior de la ventana emergente "compartir" tendrá pleno acceso al documento.

La tercera y última opción es público en la Web. Este documento es visible en Google y está disponible para cualquier persona interesada pero sin la opción de edición. Las dos últimas opciones son muy valiosas cuando se desea mostrar el archivo a alguien que no utiliza y no desea utilizar los servicios de Google.

Como puede verse, el editor de texto de Google es bastante potente. Su conjunto de características es más que suficiente para casi todos los usuarios, así como para propietario de pequeñas empresas o sus empleados.

Pues bien, aquí ponemos fin al artículo sobre el editor y la semana que viene, vendremos con un nuevo capítulo sobre la Hoja de Cálculo de Google Docs.

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