Guía básica de como usar Google Docs- Hoja de cálculo.

Hoy continuamos con la siguiente entrega de la guía básica sobre Google Docs. Una vez asimilada la información y orientación básica sobre el editor de texto, es omento para el módulo de hojas de cálculo. Este módulo le permite crear tablas complejas, gráficos, y generar calculos de una manera rápida y clara.

Autor
Wojtek Wowra
Fecha de publicación
22.04.2013
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Hoy continuamos con nuestra guía básica sobre Google Docs. Una vez detallada la información básica y orientación sobre el editor de texto, es momento para aprender un poco más sobre el módulo de hojas de cálculo. Este módulo le permite crear tablas complejas, gráficos, y generar y realizar cálculos de una manera rápida y sencilla.

La creación de una hoja de cálculo se realiza mediante el mismo proceso que la creación de un documento de texto. En la interfaz principal de Google Drive encontraremos el botón Crear (esquina superior izquierda) y seleccionamos la opción hoja de cálculo de la lista desplegable. A continuación se nos abrirá la hoja de cálculo en una nueva pestaña de nuestro navegador.

En este módulo usted encontrará muchas de las características anteriormente detalladas en el módulo de editor de texto. El cambio de título se sigue encontrando en la parte superior izquierda en el que solo tendrá que hacer clic sobre "Hoja de cálculo sin título". No debemos preocuparnos por el salvado/guardado - Google docs, realiza el guardado automático cada breve periodo de tiempo.

Barra de herramientas

El editor de Hojas de cálculos, también contiene una barra de herramientas encima en la parte superior. Dicha barra de herramientas es un poco más compleja que en la aplicación para crear textos, pero aún así sigue siendo amigable y transparente. En los primeros símbolos de bloque se pueden encontrar los comandos estándar como Imprimir, Deshacer, Rehacer y formato HTML.

Vale la pena recordar en este punto, que es exactamente el último comando. Este último comando, le permite copiar no sólo el texto en sí, sino su también su formato (fuente, color, negrita o subrayado). Estos parámetros se pueden incluir a un nuevo texto o celda de hoja de cálculo.

El segundo bloque de iconos desde la izquierda, nos facilita definir el contenido de la celda. Podemos decirle a la aplicación que el número introducido es una cantidad (formatear como moneda) o un porcentaje (Formatear como porcentaje). Bajo el botón con el número 123 encontraremos los formatos adicionales.

¿Cómo funciona? Si introduce un número de teléfono móvil 112, y luego se selecciona el comando "formatear como moneda", el servicio cambiará automáticamente el valor numérico introducido a 112,00 EUR. No tenemos que determinar el número de decimales, ya que la aplicación lo autocompletará automáticamente.

 Combinación de celdas y flujo de texto

El siguiente conjunto de iconos de la barra de herramienta es muy conocido por los usuarios y presentas opciones básicas como: la Fuente (a elegir entre 6 tipos de letras), Tamaño, Negrita (Ctrl + B), Cursiva (Ctrl + I), Tachado, Color de texto y Relleno del fondo de celda. El siguiente icono le permite agregar bordes en una amplia variedad de colores y estilos.

En la barra de herramientas encontramos una opción extremadamente útil como el icono "combinar celdas". Anteriormente Google docs solo ofrecía la posibilidad de combinar celda,  y esta característica funcionaba bastante mal. Ahora podemos usar el mismo icono para combinar las celdas horizontal, vertical y mixta.

El siguiente icono del bloque está asociado con el flujo del texto. Contamos con una variedad de opciones tales como el alineado a la izquierda, alineado al centro, alineado a la derecha, alineado en la parte superior, inferior y el centrado vertical. El tercer icono activa el "ajuste de texto" - está activado por defecto.

Gracias a ello el contenido de la celda no sobresale por la parte derecha de la celda hacia la celda vecina. En su lugar, el texto se irá distribuyendo en frases pero manteniendo el ancho de la celda - será totalmente visible cuando se aumenta la altura de la celda. Los últimos iconos de la lista, le permiten insertar comentarios, insertar gráficos y funciones.

Menú de comandos

Además de la barra de herramientas, los usuarios también disponen de un menú similar al de  LibreOffice Calc o MS Excel. La mayoría de los componentes coinciden con las del editor de texto. Es de destacar el menú Datos, que permite ordenar el contenido de hoja de cálculo o una selección completa en orden alfabético o inverso.

En el menú Herramientas encontramos la "galería de secuencia de comando" - plugins que aumentan la funcionalidad de la hoja del editor. También existe la posibilidad de proteger un documento o desactivar Autocompletar. En el menú Ayuda encontrarás la tradicional y completa lista de atajos de teclados.

Cómo crear gráficos

Gráficos es otra característica que tiene un gran parecido a la de Microsoft Excel. En primer lugar, debemos, por supuesto, crear una tabla con algunos datos. A continuación, seleccione la celda y haga clic en el botón Gráfico en la barra de herramientas.

Para modificar el grafico, seleccione el tipo de gráfico (barras, circulares, etc.), añada un título y las etiquetas del eje horizontal y vertical, y ajuste el color de la fuente y del gráficos, cambie o revierta la posición de la cobertura de la leyenda. Por último, haga clic en Insertar.

Cuando el gráfico estará ya en la hoja, aún podemos seguir modificándolo. Simplemente haga clic en él y seleccione el elemento que desee editar.

¿Cómo usarlo?

También es muy sencillo trabajar con las funciones. El más importante de ellos está disponible en el último botón de la barra de herramientas. Para utilizar este elemento introduzca una fuente numérica en la celda(por ejemplo, el importe destinado a las compras). Seleccione la o las celdas y haga clic en la función deseada.

El editor puede preparar la fórmula en sí - sólo pulse Intro. SUM referente a suma, AVERAGE promedio, COUNT contar el numero de valores (por ejemplo, 5 para la serie de datos 34, 37, 44, 51, 89), MAX muestra el valor máximo y MIN el mínimo. Haciendo clic en "más funciones" en el menú de funciones, tendrás acceso a todos los comandos.

El usar el icono Funciones tiene un inconveniente - el resultado siempre se muestra en la celda justo debajo del conjunto de datos. Si usted desea hacer algunos cálculos (por ejemplo, total y promedio) hay que introducir manualmente los comandos en las celdas seleccionadas. Esto ayuda a que la lista de comandos anteriormente mencionada, sea más reducida.

El menú contextual de columnas y filas

También posee un gran potencial oculto en el menú contextual que aparece cuando hacemos clic con el botón derecho del ratón en los encabezados de las columnas y filas. Esto le permite cambiar fácilmente la altura y el ancho de las celdas e insertar nuevas filas y la eliminación de las que consideremos innecesarias.

Además el editor de hojas de cálculo tiene otras funciones que idénticas a las del módulo de texto. Puede añadir imágenes desde el disco duro o Google Drive. Posee un mecanismo para revisar la ortografía, el historial y el botón Share facilita la edición de la hoja en equipo.

Para obtener información detallada sobre estos elementos, le invitamos a la lectura del texto de la semana pasada. La siguiente entrega de la guía dedicada a aprender los conocimientos básicos de Google Docs será sobre el editor de presentaciones multimedia de Google.

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