Guía básica de como usar Google Docs- Trucos y características ocultas.

En las última semana hemos mostrado cómo usar el procesador de textos, hoja de cálculo, editor de presentaciones, los formularios y los dibujos de Google Docs. Después de la descripción de los módulos, hoy os mostramos un conjunto de características y trucos ocultos en Google Docs.  

 

Autor
Wojtek Wowra
Fecha de publicación
13.05.2013
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En los artículos anteriores se ha mencionado la posibilidad de exportar archivos creados con las aplicaciones de Google (por ejemplo, se utiliza para la gestión de documentos) a su disco duro. Esto es útil, si usted desea enviar un archivo a un amigo que prefiere utilizar una suite ofimática de escritorio.

Casi nadie sabe que Google también le permite descargar todo el contenido de "Drive". Basta con seleccionar cualquier archivo (marcar en el pequeño cuadrado a la izquierda de su nombre, en la lista) y, a continuación, haga clic en el botón "Más" de la barra de herramientas superior. En la lista desplegable encontraremos el comando "Descargar".

En la nueva ventana, vaya a la pestaña de "todos los elementos". No importa la cantidad de archivos que usted ha señalado, ya que aquí se mostrarán todos. Drive los muestra en grupos tales como documentos, hojas de cálculo, presentaciones, etc. en cada uno podremos elegir el formato de descarga (por ejemplo, PDF, RTF, DOCX, ODF).

La cantidad máxima de datos que se pueden exportar a la vez es de 2 GB. Además comprimirá los archivos dentro de un paquete con formato ZIP, este paquete se guardará en su disco duro. Esta función es muy útil, por ejemplo, para crear una copia de seguridad local.

Fácil carga y búsqueda

Normalmente, para subir archivos a Google Drive debemos hacer uso del botón "Subir" (el símbolo de una flecha que aparece junto al de Crear). En su lugar, si lo deseamos, se puede utilizar el método de arrastrar y soltar. Para ello solo debe abrir la carpeta de su disco duro que contiene el archivo y la ventana del navegador con la interface de Drive. Para realizar el proceso de subida del archivo solo debemos arrastrarlo desde la carpeta hasta Drive.

Si usted pone demasiados datos en Drive, puede ocurrir que tenga problemas a la hora de buscar lo que necesite. Afortunadamente, la aplicación le permite crear carpetas (también utilizando el botón Crear), que facilitan la agrupación de los archivos y por lo tanto mantener un orden que posteriormente le facilitará la búsqueda. Aparte la aplicación, también posee un buscador situado en el borde superior de la interfaz.

Curiosamente, al igual que una búsqueda estándar de Google, esta función también es compatible con operaciones. Algunos ejemplos son OR (que significa "o"; ejemplo examen "o" test), - ( el guión delante de una palabra eliminara la palabra que precede el guión de la búsqueda; ejemplo "-" examen, "-") y type: (busca sólo el tipo de archivo especificado tras los dos puntos; ejemplo type: PDF).

Luego están las operaciones de fechas (antes de: AAAA-MM-DD, después de: AAAA-MM-DD) que indican las fechas de los documentos del propietario: reducir la búsqueda a ciertos propietarios de archivo (útil si usted no recuerda el título, pero sabemos que el documento está disponible para nosotros).

Para obtener una lista completa de las operaciones de búsqueda, pulse aquí.

Almacenamiento de páginas Web en Drive.

Google Drive estándar le permite crear, cargar y almacenar prácticamente todo tipo de archivos. Con la ampliación de "Enviar" a Google Docs, también podremos guardar aplicaciones Webs. Los archivos se mostrarán en formato PDF.

La extensión para Google Chrome es muy útil cuando se quiere guardar un artículo publicado en Internet para su posterior lectura.

Pocas personas saben también que no es necesario tener una cuenta de Google si solo queremos ver los documentos. La clave es una opción en el panel Compartir de cada documento. Busque en la ventana "Quien tiene acceso" y haga clic en "Cambiar" ... Seleccione la opción "Cualquier persona que posea el enlace" o "público en la web".

Tras la selección aparecerá el mensaje; "Acceso: Cualquier usuario (no requiere acceso)". Donde podremos determinar los términos de referencia (ver, comentar, edición). El paso final es enviar un enlace con el documento a las personas adecuadas (Google Drive no les enviara notificaciones automáticas por correo electrónico).

La acción descrita, también permite el intercambio de directorios completos y no solo de archivos individuales. Para ello, debemos seleccionar la carpeta en la interfaz de Google, hacer clic en el icono Compartir (silueta de una persona con el signo +) y proceder de la misma forma que en el caso de documentos individuales.

Drive como editor HTML

Google Drive también funciona bien como un sencillo editor web. El conocimiento del código HTML no es necesario en este caso. Para crear un sitio mediante un nuevo documento, añadir texto, formatos del texto, poner fotos y otros elementos que podamos necesitar.

Entonces sólo tiene que utilizar la opción de descarga en el disco duro (menú Archivo, seleccione Descargar como) y seleccione la opción Página Web (.Html archivo ZIP). Una vez terminado el proceso de descarga, ya poseerá el archivo en su disco duro. Sólo tendrá que arrastrar todo el servidor.

Google Docs también ofrece una característica interesante para facilitar la navegación en archivos largos. Son los llamados marcadores. Los encontramos en el menú Insertar. El siguiente paso es seleccionar el párrafo que queremos marcar, (este se mostrará con fondo celeste). Al principio del párrafo aparecerá un logo azul.  

En el panel de edición no usaremos la opción de dirección web, pero nosotros seleccionamos Marcador. Después marcamos el párrafo que queremos con el cursor del ratón de la lista de marcadores y hacemos clic en OK. Gracias a ello nosotros podemos crear un índice interactivo con las direcciones URL de todos los capítulos del documento.

El uso de múltiples cuentas simultáneamente

Google Drive y Google Docs, al igual que muchas otras aplicaciones de los de Mountain View, le permite utilizar varias cuentas de Google a la vez. Para utilizar esta función, haga clic en el cuadro de la esquina superior derecha de la interfaz de Drive y seleccione la opción Agregar Cuenta.

Después de iniciar sesión en el mismo lugar se encuentra un acceso directo para el nuevo perfil. Si hace clic, podremos cambiar nuestra cuenta a la segunda, tercera o cuarta. Es muy práctico para cuando tenemos una unidad virtual de uso personal y otra para fines comerciales (para correo electrónico corporativo en Google Apps).

Además hay una característica interesante que integra los servicios Gmail y Drive. Hablamos de la vista previa de documentos a nuestra disposición desde el correo de Google.

Busque en Google Docs opción Vista previa en el correo. Los tipos de archivo admitidos son documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. La vista previa se mostrará dentro de un e-mail con los enlaces correspondientes.

Tras los consejos y los trucos de hoy. La próxima semana podrán disfrutar de la última entrega de esta guía, que se dedicará a los mejores extensiones de Google Drive y Google Docs para su navegador y de las aplicaciones para móviles.

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