Es una realidad que auditar las listas de Excel puede ser un trabajo bastante extenso. Lo que muchos no saben es que Excel tiene voz, esto permite que pueda leer celdas y narrar los datos. Así podrás detectar cada uno de los errores con solo escucharlos y que no se puedan percibir a simple vista. Es un proceso de configuración completo que pasa por la activación de las herramientas de habla secreta dentro de Excel, así como el panel de control. Luego se te mostrarán cada una de las formas en las que se realiza la auditoría por tu cuenta.

Puntos Clave:

  1. Excel cuenta con una herramienta de voz que permite leer cada una de las celdas para el momento en que se haga la auditoría. Se usa como una retroalimentación que acompaña lo que hiciste.
  2. En los casos de trabajar con muchos recibos de papel o libros de contabilidad, se puede usar la herramienta de Leer Celdas que ayudará a que se lea el contenido si no quieres mirar el monitor.
  3. La auditoría de manos libres es otro de los métodos a los que se puede recurrir para que puedas revisar los libros físicos, mientras la herramienta lee los datos que has escrito.

¿Quieres auditar listas largas de Excel sin mirar la pantalla? Si no sabes hacerlo no te preocupes, te mostraremos cómo activar este tipo de herramienta. Además te daremos cada uno de los pasos para que puedas iniciar el proceso de auditoría con esta herramienta.

Cómo habilitar la característica para usar la herramienta de textos a voz en Excel y que pueda leer cada celda en tu auditoría

Un comando que mejora la accesibilidad al momento de auditar es la de poder convertir texto en voz desde Excel. Esto permite que al momento de hacer una auditoría no tengas que parecer que estás en un partido de tenis. La mirada la podrás concentrar en tu libro de notas, mientras puedes escuchar que te leen cada celda de tu hoja de cálculo con solo dar unos pocos clics.

Si quieres escuchar las palabras habladas de cada una de tus celdas al momento de auditar tu hoja de cálculo, hay que seguir ciertos pasos. Si quieres activar el comando leer en el idioma que usas, sigue cada uno de los pasos que te daremos a continuación.

  1. Abre Excel y en la barra de herramientas de la parte alta, presiona clic en el botón derecho.

  1. Entre las opciones que se abrirán, presiona sobre Mostrar barra de herramientas de acceso rápido por encima de la cinta de opciones.

  1. Presiona en la flecha hacia abajo en la barra nueva y presiona sobre “Más comandos”.

  1. En el cuadro de comandos disponibles, abre la lista de opciones y presiona sobre “Comando que no están disponibles en la cinta de opciones”.

  1. En la nueva lista de opciones, busca Leer celdas, Leer celdas – Detener lectura, Leer celdas por filas, Leer celdas por columnas y Leer celdas al entrar.

  1. Presiona en Aceptar luego de tenerlo disponible.

  1. Comprueba que se agregaron a la cinta y pasa el cursor por la parte superior para identificar cada una de ellas.

No necesitas ayuda de soporte para seleccionar estas nuevas herramientas que leerán tu texto escrito en cada celda. Es una forma de personalizar barra de herramientas y que se lea automáticamente todo lo que has hecho en tu hoja de cálculo. Ahora puedes acceder a que lean mientras compruebas tus libros de auditoria.

Casos en los que puede ser útil usar texto a voz en tu hoja de cálculo de Microsoft Excel para tener ayuda en tu auditoría

Entendiendo cómo usarlo, seguramente tendrás preguntas como ¿Cuándo es momento de usarlo? Si es así, estás en el lugar correcto, ya que te daremos un par de casos en lo que te puede ayudar de forma sencilla. Sin embargo, recuerda que esto es un aprendizaje que puedes llevar a más opciones que realices. Así que explore las ventajas de una herramienta como esta.

Caso 1

El acceso o uso más inmediato de estas herramientas llega con el botón de Leer Celdas. Te ayudará a darte los datos en tiempo real, sobre todo si usas diferentes recibos de papel o un libro de contabilidad. Así que no tendrás que leer el monitor mientras compruebas que todos los datos que está dando son los correctos. Solo presiona Leer al intro para que solo tengas que presiona Enter en tu teclado o en Leer Celdas si quieres ir un poco más rápido.

Caso 2

Si no tienes una lista como en el caso anterior, sino una tabla, puedes usar otras herramientas como Leer por filas o Leer por columnas. Con estas opciones podrás ser más ordenado al momento de acomodar las tablas con las que trabajes. Selecciona la fila o columna y luego presiona el botón correspondiente. Así comenzará a leer todo lo que has anotado mientras tú revisas tus facturas o libro de auditoría.

Conclusiones personales

Contar con Microsoft Excel para trabajar es una de las grandes ventajas que puede tener. En este caso, esta herramienta de lectura te ayuda de gran forma para poder hacer auditorías sin tener que mirar la pantalla. Una opción que es sencilla de activar y que además te ayudará a que puedas ir más rápido en las comprobaciones de datos de tus hojas de cálculo.