La Tecnología ha avanzado a pasos agigantados con aplicación en prácticamente todos los sectores empresariales. Una de las soluciones y ayudas tecnológicas más destacadas enfocadas a mejorar la optimización de tu empresa podemos encontrar las soluciones ERP que responde a las iniciales en inglés de un sistema de planificación de recursos empresariales.
El objetivo del sistema ERP es integrar todas las actividades, funciones y procedimientos que se llevan a cabo en un negocio o empresa en un mismo software. De esta forma, con una sola herramienta podremos llevar a cabo la contabilidad, recursos humanos, gestión de relaciones con clientes e incluso gestión de inventario o Stock. En resumen, podríamos decir que un programa ERP es un programa de gestión integral de empresas.
El contar con un software que engloba todas las herramientas importantes de gestión y planificación de recursos de una empresa mejorará considerablemente la eficiencia de la misma reduciendo la “burocracia interna” y acortando plazos en procedimientos. Todo esto es posible gracias a la cantidad de información de la empresa que se mantendrá en la misma ubicación que no es otra que el sistema ERP.
El punto fuerte de un software o sistema ERP es que, por lo general, la información se almacena en una base de datos compartida por lo que los trabajadores de diferentes secciones de la empresa tendrán la información necesaria siempre disponible desde la herramienta. La información importante para el funcionamiento de la empresa estará más cohesionada, será más precisa y estará más estandarizada.
Dicho esto, a continuación, os mostramos con mayor detalle las ventajas reales que ofrece un ERP (Sistema de planificación de recursos empresariales):
Mejora del flujo de trabajo con Información y datos en tiempo real
El uso de un software ERP automáticamente mejorará el flujo de trabajo de tu empresa. Los datos o información que debe ser usada por varios equipo o departamentos se comparte en tiempo real por lo que nadie tiene que esperar el tortuoso proceso de comunicación. Con una solución ERP, tan pronto como la información sea introducida en el sistema, quedará disponible al resto de secciones que deben o necesitan utilizarla. Acorta tiempos en tomas de decisiones y comunicación.
Estandarización y mejora en el trabajo en equipo
La comunicación y los tiempos de finalización de tareas es uno de los puntos flacos de empresas con varias secciones o un alto número de trabajadores. Al centralizar toda la información en un solo sistema, se reduce la comunicación necesaria para obtener una información ya que se podrá obtener directamente en el sistema. Por otro lado, la información introducida estará estandarizada por lo que no se pierde tiempo en solicitar/obtener la información en el formato necesario o requerido.
Simplificación de los procesos, tareas y mejora de la productividad
Cuando se utiliza un software ERP, toda y una gran parte de las tareas de gestión de la empresa se realizarán, combinarán y coordinarán desde un mismo programa unificado. Esto evita que las diferentes departamentos y trabajadores tengan que utilizar varios programas o software diferentes para generar y obtener la información necesaria o requerida. Los datos están centralizados, lo que permite un acceso más fácil y procesos comerciales optimizados así como la mejora de la productividad. Por lo tanto, uno de los departamentos que más impacto positivo tiene el uso de un programa ERP será Recursos humanos ya que por ejemplo el programa de nóminas estará totalmente integrado en el sistema ERP.
Eliminación de redundancias.
Los datos redundantes es uno de los factores que pueden afectar a más a la toma de decisiones. La comunicación tradicional entre compañeros de trabajo o entre secciones de una empresa tiene en muchas ocasiones a repetir información no relevante. Gracias a un software ERP, la información compartida y obtenida siempre será precisa, directa y la necesaria. Además, no será repetitiva ya que el propio sistema tendrá la capacidad de detectarla y eliminarla.
Reducción de costes y optimización del presupuesto de TI
Al centralizar la mayoría de los procesos y tareas en un solo software, dejará de ser necesario el uso de otro software por lo que el coste extra en licencias de otros programas se reducirá considerablemente. El equipo de TI también puede reducirse al no tener que contar con expertos en cada uno de los diferentes programas o sistemas utilizados.
